gerenciamento de tempo – Fabiana Scaranzi

É cada vez maior o número de pessoas que deixam cargos em grandes empresas para abrirem seu próprio negócio, seja por necessidade de uma agenda mais flexível, melhora na renda mensal ou realização de um sonho.

Essa liberdade, entretanto, apresenta alguns novos desafios. Ao se tornar uma empreendedora, é preciso dominar habilidades como gerenciamento de tempo, foco e produtividade, ainda mais se o plano é trabalhar de casa.

Com uma agenda tão corrida e tumultuada, onde compromissos profissionais e pessoais se misturam constantemente, saber administrar nosso tempo é, provavelmente, um dos segredos para o sucesso, especialmente na carreira. Pensando nisso, separei algumas estratégias para você gerenciar melhor o seu tempo e fazer o seu trabalho render mais e melhor. Anote aí!

1. Encontre seu ritmo
Descubra qual momento do dia você “funciona melhor” e, se possível, deixe para cumprir o item mais importante da sua listra de tarefas nos horários em que você se sente mais disposta e produtiva. Ah, e não se esqueça de respeitar o ritmo de trabalho dos seus colegas e funcionários, já que isso varia de pessoa pra pessoa, segundo nosso ritmo circadiano.

2. Compre uma agenda
Ao se tornar uma empreendedora, você passará a ter pequenos compromissos que nem imaginava que fariam parte da sua rotina. Por isso, conte com a ajuda de uma agenda para se organizar: reserve as horas do dia em que sentir mais produtiva para projetos importantes e, então, considere períodos em que a sua produtividade é menor (começo da manhã, fim de tarde…) para outras tarefas e eventos, como reuniões, compras de material, checagem de estoque, criação de projetos e posts em redes socias, cursos e workshops.

3. Faça reuniões ao ar livre
Uma ou duas vezes por mês, programe com a sua equipe para fazerem reuniões em um café, lanchonete ou ao ar livre, enquanto passeiam. Reuniões em pé ajudam a manter as conversas curtas e organizadas, enquanto ambientes externos estimulam a produtividade e a criatividade.

4. Faça listas
Eu sou muito fã de listas. Para todos os meus compromissos eu faço listas separadas: compromissos diários, semanais, mensais, quais merecem prioridade, quais podem ser delegados… Para tarefas mais importantes vale a pena, inclusive, fazer uma lista de verificação, anotando cada etapa até que o compromisso seja concluído. Assim, você se mantém sempre organizada, focada e garante não pular nenhuma fase do processo.

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5. Maximize sua energia
Fazer pequenas pausas ao longo do dia é essencial para renovar suas perspectivas, reacender seu entusiasmo e dar um up na sua energia. Já ouviu falar do “método pomodoro”? A ideia é dividir seu trabalho em blocos, dedicando um período específico para cada função, seguido de uma pausa rápida. Dessa forma, você consegue manter a mente totalmente focada na atividade durante o período de prazo proposto.

6. Concentre-se no seu propósito
Costumamos deixar nossas metas e sonhos de lado quando muitos compromissos aparecem de uma só vez. Para não se perder enquanto trilha seu caminho profissional, todas as manhãs pergunte a si mesma: “qual é o meu propósito hoje?” Não importa quantas micro tarefas você tenha ao longo da semana, ao definir que o seu propósito é entregar um projeto ou terminar o primeiro rascunho para uma apresentação, por exemplo, você limpa seu cérebro da desordem mental e realiza seus compromissos com um senso maior de objetividade.

7. Planeje seu dia com 24 horas de antecedência
Que tal anotar todas as noites antes de dormir no máximo três metas para cumprir no dia seguinte? É verdade que ao longo do dia novas metas podem surgir, mas ao começar a manhã com três objetivos em mente, você pode celebrar essa mini lista de conquistas e elevar sua autoestima e confiança para cumprir os novos desafios que estão por vir.

8. Tenha planos de curto e longo prazo
Não podemos incluir mais horas nos nossos dias, mas podemos controlar como usamos nosso tempo. E é esse controle que nos ajuda a criar planos específicos para o nosso dia, nossa semana, mês, ano e, porque não, os próximos cinco ou dez anos. Tenha em mente que esses planos, por menores que sejam, nos dizem para onde queremos ir, o que precisamos fazer para chegar lá e, principalmente, quanto foco, suor e esforço precisamos investir para garantir que eles se realizem.

Dicas anotadas?

Bjs,
Fabi Scaranzi

(Imagem: Shutterstock)

Quando a nossa cabeça está a mil e a agenda cheia de compromissos, as chances que a gente deixe uma tarefa ou outra passar batido são enormes. Resultado? Estresse em dobro e sensação de fracasso!

E o sentimento é comum, viu? E acontece com todo mundo, independentemente da área de trabalho. Mas, segundo cientistas, aumentar a produtividade e o sucesso é mais simples do que parece. Como? Com as chamadas “listas de verificação”! Não acredita? Aqui vai uma curiosidade: quando a Apollo 11 voltou do seu histórico pouso na Lua em 1969, o interior da espaçonave estava cheio de listas de verificação, que iam desde planos de voos detalhados até pequenas anotações de dados. De acordo com os astronautas, essas listas eram consideradas o quarto membro da tripulação, permitindo que eles lembrassem suas tarefas mais importantes enquanto permaneciam focados nos detalhes da missão.

Nas listas de verificação você precisa, além de enumerar cada uma das tarefas do seu dia, anotar as etapas de cada uma dessas tarefas. Por exemplo: tem uma apresentação importante no trabalho? Na lista de verificação você deve:

– Escolher, na noite anterior, uma roupa apropriada para usar na apresentação
– Separar todo o material necessário
– Checar se a pen drive está funcionando corretamente
– Conferir se o conteúdo da apresentação precisa de alguma edição
– Programar o despertador para chegar no horário da apresentação com folga
– Garantir que o carro esteja com o tanque cheio o suficiente para te fazer chegar no trabalho no horário sem empecilhos

Viu como é simples? O bom resultado das listas de verificação não é à toa! Pesquisas mostram que escrever passo a passo o que você precisa fazer em cada uma de suas tarefas pode estimular seu cérebro a se concentrar mais claramente, a se manter organizada e ter um desempenho melhor no trabalho e na vida, seja na hora de pagar as contas da casa, ajudar as crianças na semana de prova ou até mesmo a organizar seu casamento. A prática, seja no trabalho ou na vida pessoal, e é uma ferramenta de produtividade comprovada e apoiada pela ciência.

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Quer melhorar seu foco e produtividade, especialmente no trabalho? Confira abaixo três bons motivos para você escrever listas diárias de verificação e entenda como elas podem melhorar sua vida e carreira!

Melhora sua memória em situações estressantes
A ciência garante que as tais listas podem ajudar você a lembrar melhor qualquer tipo de informação, especialmente em ambientes ou situações de alto estresse que exigem que você permaneça calma enquanto realiza um trabalho importante.

Na medicina, por exemplo, a lista de verificação pode significar a vida ou morte de um paciente. A Organização Mundial de Saúde (OMS) criou, inclusive, a chamada Lista de Verificação de Segurança Cirúrgica, na esperança de reduzir a taxa de mortalidade após cirurgias de alto risco. Conclusão: desde que a exigência foi introduzida em 2008, a taxa de mortalidade pós-operações caiu 36,6%.

Te motiva, mesmo quando você se sente sobrecarregada
Quando se trata de cumprir todos os compromissos da sua agenda, o ato de escrever fisicamente o que ainda precisa ser feito pode incentivar você a fazer cada uma dessas obrigações de maneira mais eficiente. Quando você se sente sobrecarregada, organizar seus compromissos com uma lista de verificação te dá a sensação de controle sobre a sua carga de trabalho. Além disso, cada vez que você tica um item da sua lista, sem cérebro recebe um surto de dopamina, o que faz com que você se sinta estimulada a seguir em frente.

Ajuda seu cérebro a relaxar antes de dormir
Escrever uma lista de verificação durante a noite pode encorajar seu cérebro a relaxar antes de dormir. Para a maioria dos CEOs de grandes empresas as listas de verificação fazem parte de um ritual noturno e ajudam a priorizar o que de fato precisa ser resolvido ou definido com urgência no dia seguinte. E com razão: dessa forma, você consegue analisar quais dos seus compromissos devem ser liquidados com prioridade, quais demandam mais do seu tempo, cuidado e atenção, e quais podem ser deixados para o dia seguinte sem gerar prejuízos nos seus prazos e progressos.

Bacana, né? Bora começar já a fazer sua lista de verificação?

Bjs,
Fabi Scaranzi

Tag: gerenciamento de tempo

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