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Na correria do dia a dia, nem sempre dá pra reunir toda a equipe para uma reunião presencial, principalmente quando os funcionários atuam em cidades diferentes.
A sorte é que a tecnologia está cada vez mais rápida e moderna, e hoje já permite que reuniões virtuais sejam feitas através de videoconferências com aplicativos como o Zoom ou Google Hangout.
Embora cada vez mais comuns, as reuniões virtuais podem se tornar uma bagunça e nada funcionais se não seguirem algumas regrinhas básicas:
– Horário pré-definido para começar e acabar
– Definição dos pontos que serão abordados
– Lista dos participantes
– Espaço igual para todos os participantes fazerem suas considerações
– Cuidado com a qualidade do áudio, som e iluminação
Se você tem pensado em incluir as reuniões virtuais no dia a dia da sua empresa e garantir que a sua equipe permaneça focada, engajada e produtiva, mesmo sem o contato face a face, separei três dicas infalíveis pra você pôr em prática na próxima vez que se reunir com a sua equipe e garantir que 15 minutinhos de conversa online, por exemplo, tenham o mesmo efeito positivo de uma reunião presencial de 40 minutos.
Ficou curiosa? Confira!
1. Haja como uma professora e escolha quando cada um deve falar
Como não é possível passar o microfone para sinalizar a vez do outro de falar, pode ser difícil estabelecer um ambiente justo, onde todos tenham a mesma oportunidade e tempo para expor suas ideias, especialmente em uma reunião virtual com muitos participantes. Minha sugestão: tome a liderança e dê uma de professora. Como? Dê a “ordem” para um funcionário específico falar e, em seguida, chame pelo o nome de outro para pedir uma opinião ou comentário complementar. Dessa forma você impõe respeito, mostra hierarquia e garante que a reunião seja organizada e fluida.
2. Dê a todos uma chance de falar
Como nem sempre todos os participantes podem estar visíveis durante uma reunião virtual, é comum que essas pessoas fiquem em silêncio ou acabem “perdidas” no meio da reunião. Para garantir que cada membro participe ativamente do encontro, faça uma lista de todos os presentes e, se notar que algum deles não teve a oportunidade de compartilhar seus pontos de vista, ideias e sugestões, garanta que ele receba a atenção necessária e ganhe a oportunidade de falar.
3. Chegue ao ponto rapidamente
Reuniões em qualquer ambiente, online ou presencial, sempre correm o risco de serem monopolizadas por uma única pessoa ou por um pequeno grupo de funcionários. Enquanto na comunicação face a face é possível sugerir apenas com o olhar que é hora de finalizar ou chegar ao ponto crucial da ideia, a comunicação virtual nem sempre oferece a mesma oportunidade, por isso é fundamental assumir uma postura mais proativa e sempre dividir seus argumentos em três pequenas partes: exposição do problema, alternativas e soluções.
E se acontecer o contrário e o outro estiver demorando demais para concluir a fala, tente pedir, educadamente, que ele vá direto ao ponto, comentando que o tempo é curto ou até mesmo pontuando outras barreiras importantes na comunicação, como falha no sinal, ruídos no som e imagem e diferenças no fuso horário.
Dicas anotadas?
Você já participou de alguma reunião virtual? Achou que ela foi tão eficaz quanto um encontro presencial ou ainda prefere reuniões face a face? Conte pra mim nos comentários.
Bjs,
Fabi Scaranzi