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Guia da comunicação digital: o certo e errado no mundo dos negócios
Aprenda como usar a comunicação digital para melhorar suas relações no trabalho, e quais hábitos abandonar já!

comunicação - comunicação digital foto de destaque

(Imagem: Shutterstock)

Não dá pra negar: a tecnologia digital mudou (e muito!) a forma como nos comunicamos atualmente, principalmente no trabalho. Não vamos mais até a mesa de um colega para entregar um relatório ou até a sala do chefe para agendar uma reunião. Tudo é feito através de laptops e smartphones, sempre contando com a ajuda da tão indispensável internet.

Podemos nos conectar uns com os outros através de e-mail, WhatsApp, FaceTime, Skype… mas já parou pra pensar como isso afeta a forma como construímos nossos relacionamentos? Como a comunicação digital pode depor muito mais contra do que a nosso favor se não for bem trabalhada?

Abaixo, separei um guia prático de comunicação digital para você melhorar seus relacionamentos nos negócios e não pôr a perder nenhuma chance de fechar parcerias, conquistar novos clientes ou até quem sabe conquistar aquela tão sonhada promoção. Aprenda já!

1. Mensagens de texto no local de trabalho
Uma das ferramentas de comunicação mais utilizadas atualmente é o WhatsApp. Entretanto, no ambiente corporativo as mensagens de texto são as principais vilãs de um bom relacionamento.

Por causa da sua conveniência, rapidez, facilidade de esquecimento e falta do tão importante “tom da voz”, nossas mensagens podem ser perdidas e, pior: mal interpretadas. Sem contar que muitas vezes nossas frases podem até expressar sentimentos e emoções diversas, como raiva, impaciência e frustração, deixando o receptor bastante confuso.

Veja abaixo o que fazer para acertar na comunicação via mensagem de texto:

-Seja breve: o ideal é ser a mais concisa e direta possível. Se a mensagem for direcionada a um grupo (com chefe e colegas de trabalho), lembre-se que ela pode ser interpretada de diferentes maneiras. Por isso, quanto mais clara e objetiva você for, melhor.

– Evite siglas: ser breve é importante, mas cuidado com o uso exagerado de palavras abreviadas. Além de causarem confusão, essas siglas podem confundir pessoas mais desatualizadas, ou até mesmo causar uma falha na comunicação se a mensagem for lida por alguém de outros país. Essa forma impessoal de linguagem pode, inclusive, passar a impressão de que você é uma pessoa preguiçosa e antiprofissional.

– Seja paciente: cuidado para não exagerar na comunicação. Aguarde uma resposta antes de enviar mais dados e perguntas. Enviar uma enxurrada de mensagens com muitas perguntas e dúvidas pode deixar o outro sobrecarregado. E você? Com fama de chata!

– Não ignore: sempre responda a perguntas ou convites enviados a você. Não trate as mensagens de texto como algo que você pode facilmente ignorar. Isso pode fazer com que o outro se sinta desvalorizado, rejeitado ou não apreciado. Um simples e educado “obrigada, mas não estou interessada” ou “falo com você mais tarde” é melhor do que não mandar resposta nenhuma.

– Seja lembrada: quando você faz parte de uma grande equipe ou é funcionária de uma grande empresa, as mensagens de texto são uma maneira eficaz de ser lembrada, principalmente por quem você não vê com frequência ou tem interesse de se conectar mais profundamente.

– Mais do que palavras: use recursos avançados de mensagens de texto, como as mensagens de voz, envios de vídeos e compartilhamentos de imagens. Só cuidado com o tamanho dos áudios. Apesar de passarem mais intimidade, se forem muito longos, eles podem irritar ou até cansar o receptor. O mesmo vale para fotos e vídeos. Mantenha o foco no conteúdo profissional, ou então tenha certeza de que o momento é pertinente para uma mensagem mais descontraída.

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(Imagem: Shutterstock)

2. E-mail comercial
O e-mail não substituiu simplesmente o recebimento de correspondências. Ele criou novas formas e tempos de comunicação e, especialmente no meio corporativo, é imprescindível. Não importa se você está tentando agendar um horário com potenciais investidores, fazer anotações, enviar documentos ou manter contato com antigos clientes, o e-mail ajuda a despertar novos relacionamentos e também a aprofundá-los.

Confira as dicas:

– Seja simpática: comece seu e-mail com uma saudação ou dê um toque pessoal. Se for apropriado para o seu objetivo, assuma um tom mais impessoal, como se estivesse conversando pessoalmente com o outro.

– Evite Monólogos: seja conciso com o que você escreve – ninguém quer ler um romance! Se você tiver mais dados que deseja fornecer, use o corpo principal do e-mail para os tópicos mais importantes e faça uma breve introdução. Em seguida, considere anexar um documento com detalhes mais completos.

– Seja paciente: a resposta por e-mail pode ocorrer em minutos, horas ou até dias, dependendo da situação. Estar ciente disso é importante. Se a sua mensagem for urgente, demorada ou pessoal, pode ser melhor optar por uma mensagem de texto ou ligação, assim você não fica frustrada e ansiosa com a espera.

– Considere o seu tempo de resposta: o inverso também é verdadeiro. Seu tempo de resposta estabelece um precedente e comunica algo sobre você e a maneira como você trabalha. Você responde a um e-mail cheio de perguntas que acaba de receber, em apenas dez minutos? Você permite que os e-mails caiam no lixo eletrônico e fiquem lá por dias? Você promete enviar um documento ou responder para alguém e depois esquece? Cada uma dessas atitudes diz algo sobre você, acredite.

– Informações Essenciais: verifique se você tem uma assinatura completa, com nome, endereço de e-mail, número de telefone e até mesmo URL do site da sua empresa. Ah, e não se esqueça de verificar a ortografia.

3. Videoconferência
A videoconferência é uma maneira eficiente para tornar o mundo menor e países e cidades menos distantes. Embora possa ser difícil alinhar datas e horários, a videoconferência é uma boa opção para quem precisa conversar cara a cara. Veja como garantir que sua reunião seja um sucesso:

– Concentre-se: olhe para a câmera quando estiver falando e olhe para o rosto de quem estiver falando. É fácil nos distrairmos com nossa imagem no canto da tela. Nós tendemos a nos olharmos mais do que à outra pessoa.

– Minimize as distrações: coloque o telefone no modo silencioso, desligue as notificações, faça a videoconferência longe de aparelhos de televisão ou de conversas paralelas quem possam chamar sua atenção. Essas distrações, além de prejudicarem sua comunicação, fazem com que o outro sinta como se seu tempo e presença não seja valorizado.

– Minimize os problemas técnicos: teste a qualidade da tela, Wi-Fi, capacidade de microfone e iluminação pelo menos 30 minutos antes da videoconferência começar. Lembre-se de usar fones de ouvido para reduzir o feedback e aumentar a clareza do som. Se houver mais de uma pessoa na chamada, fique em silêncio enquanto o outro está falando. Se precisar digitar, coloque o microfone no mudo para o barulho das teclas não oferecerem ruídos.

– Seja educada: não se esqueça de começar e terminar seus vídeos com saudações pessoais e pergunte como o outro está. A simpatia também é uma poderosa arma de comunicação.

Dicas anotadas?

Bjs,
Fabi Scaranzi


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